Numa área como a Engenharia, o gerenciamento eficiente e organizado dos arquivos é essencial. Na gestão de documentos de Engenharia, não pode haver erros. Afinal, para conduzir projetos é preciso ter dados claros, facilmente acessíveis, que possam ser consultados sem grandes esforços e modificados de acordo com a necessidade da equipe.
No entanto, por falta de experiência, muitas empresas podem cometer falhas no processo de gerenciar os arquivos. Essas falhas podem ter resultados desastrosos, afetando às vezes todo um projeto e atrasando-o. Assim, separamos alguns erros comuns na administração de arquivos de Engenharia, para evitar que você cometa esses enganos no futuro.
Esquecer de cópias de segurança
Se você não possuir um sistema de gerenciamento de documentos eletrônico confiável, como o E-CLIC, pode estar sujeito a perder seus registros. Afinal, arquivos físicos se deterioram com o tempo e podem rasgar.
Por isso, é essencial manter cópias digitais dos seus documentos. E mesmo essas cópias não são imunes a riscos: uma falha no sistema pode apagar ou corromper um arquivo importante por acidente. Assim, tenha cópias digitais e backups dessas cópias para um sistema mais seguro.
Não pesquisar sobre o gerenciamento documental
Para encontrar o melhor modelo para a sua empresa, é necessário pesquisar e estudar a respeito dos modelos disponíveis. Conhecer melhor as suas opções, permite que você faça uma escolha informada, com uma base sólida de conhecimento do assunto.
Ficar preso a modelos de gestão de documentos de Engenharia antigos
Muitos profissionais caem no erro de se agarrar às tradições e resistir às mudanças. Mas o campo da Engenharia está sempre evoluindo e crescendo, e as táticas e moldes de gerenciamento de documentos devem evoluir junto. É necessário abraçar os avanços tecnológicos para não correr o risco de ter um software de GED desatualizado.
Adaptar-se é um passo crucial para o crescimento da sua empresa. Priorize sempre a eficiência de um método e não tenha medo de mudar se encontrar uma alternativa que possa gerar melhores resultados.
Não preparar os funcionários para utilizar o seu modelo de gerenciamento
Ninguém nasce sabendo. Em qualquer modelo de organização, é necessário que as pessoas tenham tempo para se acostumar com as regras de administração e para compreender quais vantagens elas podem tirar daquele modelo.
No entanto, mesmo assim, muitas empresas implementam um GED (gerenciador eletrônico de documentos) e não tiram tempo nenhum para treinar os funcionários em sua utilização. A justificativa para essa escolha costuma ser “poupar gastos”, mas essa é uma visão míope da situação. Forçar os funcionários a trabalharem com algo que eles não compreendem, a longo prazo, pode custar muito mais caro do que alguns dias de treinamento.
Não apostar na organização
A organização é o princípio fundamental de qualquer administração de documentos remotamente eficiente. Independentemente do método utilizado, busque sempre prezar por um modelo que seja organizado e fácil de utilizar. Arquivos armazenados de forma confusa atrasam a produção.
Fugir da tecnologia
Como já foi dito acima, não faz sentido se agarrar a tradições e fechar a mente para novas possibilidades. No mundo contemporâneo, as possibilidades da tecnologia são imensas, e não tem por que não abraçá-las e utilizá-las para beneficiar o seu negócio. Há muitas vantagens em aderir a uma gestão eletrônica de documentos, sendo, portanto, uma opção que deve ser seriamente considerada.
Assim, podemos concluir que, na gestão de documentos de Engenharia, há muitos tropeços que podem atrapalhar o caminho rumo aos seus objetivos. No entanto, existem formas de facilitar essa jornada e ajudar a sua empresa a adotar uma administração efetiva e organizada. A Profits Consulting está preparada para ajudar nessa tarefa. Para saber mais, entre em contato e faça um orçamento.
