A digitalização de arquivos é o melhor caminho a seguir para que os documentos mantenham sua integridade. Além disso, permite a eliminação daqueles que são desnecessários e não são exigidos por órgãos de fiscalização. Sendo assim, torna-se muito mais simples fazer a otimização do espaço de trabalho. Por isso, você vai ver neste artigo como digitalizar um documento.
Veja algumas dicas para saber como digitalizar um documento de melhor maneira
Utilize bons equipamentos
A primeira coisa a fazer para entender como digitalizar um documento da forma certa é ter equipamentos de qualidade e adequados às necessidades da companhia. Entre os tipos existentes, o scanner é o dispositivo mais comumente utilizado para isso.
No mercado, há muitos modelos disponíveis de scanners. Eles vão desde os tipos mais simples até os modelos profissionais. Esses últimos chegam a digitalizar mais de 200 folhas por minuto. Existem também modelos fixos ou portáteis. Todas as opções apresentam suas vantagens particulares que podem ser: integração na rede da empresa, variação de custo ou compactação de alta qualidade.
Entretanto, é preciso ter uma atenção redobrada para escolher o equipamento para o seu negócio. Nunca se esqueça que o produto com valor mais baixo nem sempre é o ideal. Isso porque um aparelho que não atenda suas necessidades pode gerar mais despesas do que privilégios.
Conte com uma excelente equipe
Outra tarefa de extrema importância sobre como digitalizar um documento é montar uma equipe responsável por isso. Esse pessoal ficará lidando diretamente com informações fundamentais da empresa, que não podem ser perdidas de maneira alguma, pois isso traria danos ao negócio.
Por esse motivo, é essencial que a equipe siga um manual de políticas e procedimentos da digitalização. Assim, irão utilizar as melhores práticas de manuseio dos arquivos e uso dos equipamentos da companhia.
É fundamental que cada colaborador tenha suas funções bem delimitadas. Dessa forma, erros ao digitalizar um documento e perdas de dados não acontecerão (pelo menos não com tanta frequência) e os resultados da empresa não serão prejudicados.
Crie um processo de digitalização padronizado
Entre as dicas sobre como digitalizar um documento na sua empresa, essa é uma das mais importantes. Idealmente, é preciso que exista um processo padronizado já estabelecido para fazer a digitalização dos documentos. Seja ela feita por uma equipe única ou por todos os funcionários.
O manuseio correto dos documentos deve ser determinado. Como gestor, saiba dar as orientações da utilização do equipamento e sobre como indexar da forma certa os dados gerados.
Como já citado, o ideal mesmo é contar com uma equipe exclusiva. Principalmente quando há uma grande e constante demanda. Isso porque, com o time definido, eles deverão ter prazos e normas ajustados. Além disso, serão realizadas avaliações de produtividade para que a digitalização seja feita sempre de forma padrão.
Use os serviços da nuvem e de backup
Para digitalizar um arquivo, várias companhias utilizam o scanner para enviar e salvar o documento em um computador. Porém, o risco de perder informações essenciais, se alguma coisa acontecer a máquina, é bem grande.
Uma solução simples para isso é passar a compartilhar dados em um sistema de nuvem, como o E-CLIC. Assim, as informações ficam armazenadas em um ambiente totalmente seguro e, em casos de emergência, podem ser recuperadas através do backup.
Todo esse processo sobre como digitalizar um documento faz parte da importância da gestão de documentos. Ao usar esse sistema na sua empresa, seu negócio obtém um suporte adequado para os arquivos. Além disso, esse gerenciamento ajuda muito na otimização do espaço.
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