O bom gerenciamento de arquivos é essencial para a organização de uma empresa. Entretanto, existem diversas práticas, métodos e técnicas para realizá-lo da melhor maneira. Para manter certo nível coordenação, existem três etapas da gestão de documentos, definidas por James Rhoads (1989), que precisam ser cuidadosamente seguidas. Neste artigo, a Profits Consulting vai explicar quais são as funções de cada uma delas.
Conheça as três etapas da gestão de documentos
1- Produção de documentos
A produção é a primeira entre as etapas da gestão de documentos. Ela é particularmente importante porque previne a criação de documentos desnecessários. Isso reduz a quantidade de arquivos que serão manipulados, armazenados e controlados no dia a dia. Além disso, essa etapa ainda possui outras particularidades. São elas:
- Aumenta o uso e o valor dos documentos essenciais;
- Garante a utilização de materiais adequados na elaboração dos documentos;
- Certifica o uso correto da microfilmagem e/ou digitalização e automação durante todo o ciclo de vida dos arquivos.
Na produção é que são estabelecidas as normas para criação dos documentos, que vão desde características físicas do suporte (material, tamanho, espécie, formato) até as formas de registrar a informação. Essa interferência busca não só a economia e a racionalização dos recursos materiais, tecnológicos e humanos, mas também a conservação da integridade física e intelectual do documento.
Tecnologias e materiais são escolhidos como os mais adequados a cada tipo de registro, segundo a linguagem utilizada (textual, sonoro, iconográfico/filmográfico), seu período de guarda (nas fases corrente e intermediária) e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
2- Utilização dos documentos
A segunda fase das etapas da gestão de documentos é a utilização deles. Ela refere-se, basicamente, às formas de recuperar a informação arquivística. Além disso, também envolve o controle, uso e armazenamento de documentos essenciais para o crescimento de uma empresa. A utilização envolve diversas medidas para garantir:
- a rapidez para disponibilizar documentos e informações;
- uso efetivo da informação e arquivos correntes;
- seleção do material, do local e do equipamento para armazenar os documentos.
Para que a fase de utilização tenha eficiência, é preciso criar planos de classificação padronizados para a empresa. Esses planos indicam a organização dos documentos desde sua origem e padronizam a maneira de arquivamento. Dessa forma, promove-se uma recuperação eficaz dos documentos.
3- Destinação dos documentos
A terceira entre as etapas da gestão de documentos é considerada uma fase crítica. Isso porque a destinação envolve decisões sobre quais documentos devem ser conservados de forma permanente como memória empresarial.
Além disso, é na destinação que se determina por quanto tempo os arquivos, que serão descartados, devem se manter guardados por motivos legais ou administrativos. Programas de destinação de documentos devem agrupar as atividades de:
- identificação e descrição de documentos por séries ou classes;
- listagem dessas séries e classes para retenção ou destinação;
- avaliação para definir quais documentos são de guarda permanente;
- eliminação periódica dos documentos que não possuem valor permanente;
- recolhimento dos documentos permanentes para a instituição.
Todas essas atividades geram uma grande economia. E isso muito mais rápido do que outros elementos da Gestão de Documentos, especialmente se associados ao uso de depósitos de arquivo intermediário.
A destinação de documentos tem como produto final a tabela de temporalidade. Trata-se de um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos. Esse registro determina os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e sua destinação final. Essa, por sua vez, trata-se do recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminação.
Agora você já conhece as três etapas da gestão de documentos. Sendo assim, por que não contratar uma empresa especializada em gerenciamento eletrônico para te ajudar? A Profits Consulting oferece um conjunto de metodologias e ferramentas que são usadas para gerenciamento, armazenamento e preservação dos documentos relacionados às principais necessidades do seu negócio. Entre em contato e faça um orçamento.
