Sabemos que administrar e gerir documentos pode ser uma tarefa árdua. Por isso, um gerenciador de arquivos pode ser uma boa pedida para muitos. Mas como ele funciona?
Gerenciadores de arquivos são softwares englobados na área da GED, a gestão eletrônica de documentos. Eles permitem o gerenciamento e a administração de arquivos num ambiente virtual. Assim, podem impulsionar profundamente a organização e a produtividade da sua empresa.
Existem muitos softwares de GED, como o E-CLIC. Esses programas facilitam o acesso aos documentos e permitem que o usuário os administre de maneira adequada.
Quem precisa de um gerenciador de arquivos
Há muitos negócios que poderiam se beneficiar de um gerenciador de arquivos. Empresas que necessitam de maior organização por possuir grande volume de documentos, empresas que buscam maior segurança de suas informações e, portanto, um maior controle documental, empresas que buscam economizar gastos com o acúmulo de documentos físicos… A lista é longa.
Podemos, então, assumir que um bom gerenciador de arquivos pode elevar qualquer empresa. No entanto, algumas empresas voltadas para áreas específicas poderiam encontrar ainda mais vantagens na adoção de um desses softwares.
Uma dessas áreas é a Engenharia. A revista Engenharia Civil publicou em 2014 uma pesquisa realizada pela Profits Consulting demonstrando que a adoção de um gerenciador de arquivos pode otimizar profundamente a produtividade e o crescimento da sua empresa.
Alguns dados são particularmente gritantes. O tempo médio para a consulta de documentos, por exemplo, após o uso de um gerenciador, caiu de 15 segundos para 10 segundos. O tempo médio para elaboração do relatório gerencial caiu de 4 horas para meia hora. Essas diferenças podem parecer pequenas, mas, a longo prazo, elas representam mais tempo que pode ser direcionado para outras atividades mais enriquecedoras para a empresa.
Vantagens de um gerenciador de arquivos
Já observamos que a utilização de um gerenciador de arquivos pode ser uma boa pedida para otimizar o tempo de produção da empresa. Mas há outras vantagens. Vamos, então, examinar algumas delas.
Troca de comunicações mais eficiente
Adotar esse tipo de software pode gerar uma comunicação mais rápida e eficiente no trabalho. Afinal de contas, a troca e o exame de documentos são etapas fundamentais para um projeto, e poder realizá-las mais rapidamente permite aprimorar a comunicação entre os profissionais.
Planejamento mais eficaz
Para a execução de qualquer projeto de Engenharia, é necessário um planejamento organizado e bem formulado. Para isso, o acesso a documentos precisa ser facilitado, de modo a torná-los mais acessíveis, disponibilizando, portanto, informações de maneira mais simples.
“Enxágue” de informações
Qualquer pessoa que trabalhe com gestão e administração de documentos sabe dos perigos do acúmulo excessivo de dados desnecessários. O gerenciador de arquivos garante maior controle sobre as informações disponíveis, permitindo ao profissional selecionar o que é realmente essencial para cada projeto, sem amontoar documentos de maneira confusa.
Redução de custos
A digitalização de arquivos pode significar uma redução considerável de custos, cortando o que normalmente seria gasto em impressões e cópias e garantindo que essa verba possa ser direcionada para algo mais útil para a empresa. Sendo, assim, uma prática bastante econômica.
Melhor gestão financeira das informações
Ter os documentos acessíveis e organizados permite um domínio melhor das contas e dos gastos da empresa, garantindo, portanto, maior controle das finanças. Isso permite um melhor planejamento financeiro, o que, a longo prazo, pode fazer muita diferença nos gastos.
Diante de tudo isso, podemos perceber que há muita vantagem em optar por um gerenciador de arquivos. E, para ter um bom software e bons serviços de gestão documental, vale a pena procurar a Profits Consulting, referência na área e uma excelente escolha para a organização e administração de documentos e problemas da sua empresa.
