Muitas empresas já atinaram: corporações que têm seus arquivos organizados suscitam qualidade nos serviços aos quais se dedicam. Separamos então algumas dicas para organização de arquivos.
Sabemos o quanto são importantes documentos numa empresa, uma vez que eles são produzidos constantemente. Em algumas corporações são lançados todo dia, em outros são recebidos.
É necessário o arquivamento das informações por diversos propósitos. Entre os motivos estão a importância na agilidade das informações, como também das organizações delas. Justamente por isso, conservá-las em ordem é fundamental.
Se sua empresa se encontra imersa em documentos que necessitam ser arquivados, preste atenção às dicas que traremos.
Prejuízos da desorganização
Arquivos que se encontram sem organização acabam por produzir uma decaída na produtividade, o que gera perdas em contratos, multas, prazos atrasados e outros problemas. Tudo isso provocado, muitas vezes, porque um único documento não foi localizado.
Além disso, se perde muito tempo procurando documentos que não se têm ideia de onde encontrá-los. Isso cria transforma atividades triviais em algo lento. Ou seja: gera uma complicação de algo que poderia encontrar facilidade, se não houvesse essa desorganização.
Estratégias de organização de arquivos
Local
É fundamental dispor de um espaço apropriado para guardar os arquivos. É preciso que eles fiquem juntos a fim de facilitar sua localização. A quantidade de armários, estantes e salas deve coincidir com a quantidade de arquivos.
Padrão
Outra dica que pode ajudar muito na organização de documentos é instituir uma padronização. Organizar os arquivos por títulos ou datas pode facilitar muito sua vida. Utilizar etiquetas e organizar por cores também podem ajudá-lo.
Procure utilizar sempre a mesma letra e, para que os documentos sejam prontamente identificados, escreva clara e objetivamente.
Planejamento
Antes de arquivar, estabeleça a separação de todos os documentos e confirme o destino de cada um. Evite o acúmulo de muitos documentos sem serem arquivados. Ao invés disso, arquive-os de acordo com a maneira que eles forem chegando. Essa ação evita a perda de informações fundamentais para a empresa.
Ordem
Nomeie alguém na empresa como o responsável pela função. Essa dica é infalível: você constatará que tanto a ordem como a facilidade serão conservadas. Isso impede extravios, além de agilizar os procedimentos.
Mas atenção: se a demanda desse trabalho for muito grande, será preciso procurar por um funcionário que exerça só essa função.
Atualização
Lance mão de uma metodologia para examinar com determinada frequência os documentos que estão arquivados e que não são mais importantes. Essa limpeza coloca os arquivos em ordem.
Alternativa
Outra dica valiosa é utilizar um gerenciador eletrônico de documentos (como o E-CLIC) para organizar os arquivos. Uma prática segura é salvar alguns papéis na nuvem. Agindo dessa maneira, você assegurará que documentos não sejam perdidos.
Vantagens
Se sua empresa perseguir dicas de como organizar seus papéis como essas, encontrará mais facilidade em conservar a ordem dos documentos que a ela pertencem. E não custa repetir: isso produz mais qualidade nos serviços aos quais ela se dispõe a prestar.
Segundo pesquisas, funcionários gastam mais de 50% do tempo em pesquisas de informações e se delongam em, aproximadamente, 18 minutos para achar um documento. Justamente por isso, a organização de arquivos precisa ser realizada por um arquivamento de documentos bem delineado.
Sua empresa se encontra bagunçada, com documentos desorganizados e sem ninguém para colocar ordem neles? Não demore para contatar a Profits Consulting, ela pode ajudar de forma eficaz.
