As duas ações podem ser confundidas, mas há diferenças entre elas que podem ser muito relevantes não só para a gestão documental da sua empresa, como também para o seu negócio como um todo. Conheça, então, qual a diferença entre digitalizar e escanear um documento.
Escaneando documentos
Atualmente, praticamente todo mundo tem uma impressora multifuncional e pode utilizar a opção de escaneamento para passar documentos físicos para o universo digital. Porém, digitalizar um documento é algo muito mais complexo.
Escanear um documento significa, simplesmente, que você está convertendo o que está no papel numa uma versão digital, como se fosse uma foto. Este documento pode ficar armazenado num computador, pen drive ou mesmo online, e pode te ajudar em vários aspectos, mas não passa de uma simples cópia de algo que já existe.
Ao escanear um documento e gerar uma imagem dele, facilita-se o acesso ao material. Mas, como a cópia digital é apenas uma imagem, isso gera algumas limitações na hora de indexá-lo. Em termos de gestão documental, o escaneamento acaba não sendo algo tão útil, principalmente porque o documento gerado não pode ser manipulado para fins gerenciais.
Digitalização
Já digitalizar um documento vai muito além de fazer uma simples cópia e deixá-la disponível para consulta no universo digital. Na digitalização, os dados do documento são convertidos em arquivos eletrônicos, que passam por um processo de codificação binária e os metadados que resultam deste processo são usados para organizá-lo em sistemas especializados.
Ao digitalizar um documento, suas informações tornam-se códigos, o que as torna mais acessíveis e interpretáveis dentro de sistemas específicos. Isso significa que, ao utilizar um sistema de gerenciamento de documentos, é possível indexar os arquivos e recuperá-los com mais facilidade e segurança.
É claro que, para uma empresa, escanear documentos e tê-los disponíveis digitalmente é interessante pois papéis podem ser perdidos ou sofrer com a ação do tempo, se deteriorando e fazendo com que informações importantes de percam. Além disso, caso haja necessidade de enviar uma cópia de um documento online, já tê-lo disponível pode agilizar o processo.
Afinal, qual a diferença entre digitalizar e escanear um documento?
A digitalização costuma oferecem vantagens que o simples escaneamento não consegue. Uma delas é melhorar a segurança dos dados armazenados, que são colocados num sistema seguro e que passa por back ups constantes. Também é possível determinar regras de acesso ao banco de dados, dificultando que pessoas não autorizadas se conectem ao sistema.
Também é comum que se utilize firewall, antivírus e outras soluções defensivas para proteger os documentos digitalizados, o que melhora ainda mais sua segurança. Desta forma, é quase impossível que hackers consigam acessar o material ou mesmo que ocorra alguma perda de informações.
Além disso, passar os documentos da empresa para algum tipo de banco de dados digital pode permitir que alguns destes materiais possam ser jogados fora. Isso é ótimo principalmente quando pensamos em quanto papel uma empresa pode acumular, como contas, comprovantes, documentação oficial, dentre outros.
É claro que é necessário verificar quais documentos podem ser substituídos por cópias virtuais, mas um que tenha passado por um processo de digitalização certamente terá validade jurídica. Por outro lado, aqueles que são apenas escaneados podem precisar que sua cópia física seja mantida para poder comprovar sua autenticidade.
A utilização dos arquivos digitais também é mais fácil, tendo em vista que sua indexação dentro do sistema permite realizar buscas por parâmetros específicos, como datas, referências específicas e até palavras-chave. Com os documentos escaneados isso não é possível, pois eles são apenas imagens, o que impossibilita este tipo de pesquisa.
Agora que você já conhece qual a diferença entre digitalizar e escanear um documento, pode decidir qual a melhor solução para o seu negócio. E se você optar pela digitalização de documentos, não se esqueça de entrar em contato com a Profits Consulting, que já está há mais de 10 anos fornecendo soluções inovadoras nas áreas de tecnologia e gestão documental para as mais variadas empresas.
