Se você tem uma empresa ou é colaborador em uma, já percebeu o quanto essa instituição gera documentos o tempo inteiro. São papéis importantes dos mais diversos tipos, desde contas de luz até contratos referentes a fechamentos de grandes negócios. Por isso, há uma grande importância da gestão de documentos que precisa ser entendida. Se você quer saber mais sobre esse serviço, continue a leitura. A Profits Consulting preparou este artigo para te ajudar!
O que significa “Gestão de documentos”?
A gestão de documentos trata-se da criação de práticas e processos eletrônicos para fazer o arquivamento certo dos mais variados tipos de documentos. Essa organização não significa apenas de designar armários e gavetas para guardar papéis, e sim um processo muito mais complexo.
Todo esse procedimento para realização do arquivamento irá considerar as características específicas dos documentos, as necessidades daquela empresa, o que ela mais acessa, a localização certa para cada tipo de arquivo e até mesmo alguns prazos.
O arquivamento realizado da maneira correta vai levar em conta a natureza daquele documento e o quanto ele precisará ser verificado durante a rotina de trabalho. A gestão de documentos torna mais rápida a localização deles e o posterior arquivamento depois de utilizá-los. Além disso, fica muito mais fácil para acessá-los.
Documentos mais acessados são classificados como aqueles que estão em fase corrente. Já aqueles que são menos acessados, que a empresa precisa verificar poucas vezes ou quase nunca em determinado período, estão dentro da fase intermediária.
Por que investir nesse tipo de gestão? Porque ela promoverá uma organização mais eficiente tanto dos documentos em si quanto do ambiente e das atividades de trabalho.
Veja mais sobre a importância da gestão de documentos
Redução de volume
Logo no início deste artigo, citamos o quanto uma empresa produz em termos de documentação. É uma grande quantidade de papel que, em sua maioria, não pode ser perdida, pois isso pode gerar problemas futuros. Mas, à medida que a empresa cresce, essa quantidade só vai aumentando e chega um momento em que fica absurda.
Esse fato acaba exigindo que exista um ambiente destinado somente aos arquivos e gastos com pessoal que cuide apenas deles, realizando catalogação e direcionamento correto. Além disso, ainda demanda custos de energia elétrica com a climatização adequada do ambiente para que os documentos não sejam danificados.
É aí então que se apresenta a importância da gestão de documentos. Com as práticas e processos certos, ela vai diminuir o volume de papel daquela empresa. A gestão inclui a exclusão de arquivos que não se fazem mais necessários e a retirada de documentos que estejam duplicados. Além disso, ainda realiza a digitalização de documentos que não são necessários na forma física.
Diminuição de gastos
Você pode até pensar que o arquivamento de documentos não exige gasto algum, mas isso é um equívoco. Realizar a organização de documentos demanda alguns custos de armazenamento, produção e envios. A importância da gestão de documentos para esse quesito se apresenta em diversos aspectos.
Há uma economia com cópias, pois a gestão determina o número certo de reproduções de cada documento que são necessárias. O armazenamento otimizado também diminui custos com manutenção e os colaboradores não perdem tempo procurando algum documento.
Dessa forma, o tempo deles pode ser dedicado para outras ocupações referentes ao trabalho, o que é sempre ótimo para uma empresa.
Não há como negar que é grande a importância da gestão de documentos. Existem outras diversas vantagens do gerenciamento de arquivos para você conhecer. Está buscando por esse serviço? A Profits Consulting é especializada em gestão de documentos e possui, ainda, as melhores soluções em tecnologia para sua empresa.
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