Que um GED (gerenciador eletrônico de documentos) é a peça essencial para o funcionamento e a organização de uma empresa você já sabe. Mas você já parou para pensar nos riscos de um GED desatualizado?
Sendo um elemento tão importante, a má seleção do seu GED pode te custar caro. É muito importante optar por um software confiável e eficaz. Afinal, no mundo contemporâneo, ferramentas tecnológicas devem estar sempre de acordo com as novas tendências e descobertas da indústria.
Dizer isso não é questão de capricho. Muitas vezes, apostar numa ferramenta obsoleta pode causar diversas inconveniências e até afetar seriamente o trabalho da sua empresa. Por conta disso, vamos listar alguns dos perigos que você corre contando com um GED defasado.
Não estar à altura de um cliente ou projeto
Em áreas como Engenharia, existem muitos projetos profundamente complexos, que requerem medidas eficazes para serem bem executados. Nesse caso, se o seu GED não estiver à altura do que um projeto exige, você pode sair no prejuízo. Pior ainda, se for um cliente que achar sua tecnologia ultrapassada, você corre o risco até de perdê-lo.
Desorganização de documentos
A única coisa pior do que não ter um método de organização de documentos é ter um método confuso ou atrasado. Esse tipo de administração defeituosa pode gerar uma situação em que, por exemplo, um funcionário procure um documento e não o encontre. Isso atrasa todo o processo de produção. No pior dos casos, você pode até acabar perdendo documentos por conta da bagunça dos seus arquivos.
Falta de segurança
Uma das maiores vantagens de um bom GED é o armazenamento dos seus arquivos com segurança. No caso de um GED defasado, entretanto, pode acontecer o oposto, e seus documentos e informações ficarão vulneráveis a pessoas mal-intencionadas, vírus ou hackers.
Como identificar um GED desatualizado
Um GED desatualizado não é necessariamente um produto ruim. Entretanto, é um produto defasado, já ultrapassado no mercado, e não tem mais sentido empregá-lo para gerir os seus documentos.
Para identificar um GED desatualizado, uma boa pedida é ficar atento ao que o GED oferece. GEDs contemporâneos e eficientes sempre terão uma série de serviços para administrar os seus arquivos da melhor forma possível e administrar bem o seu tempo. Vejamos então alguns desses recursos.
Relatórios e indicadores
Um bom GED produz relatórios para ajudar no controle dos documentos que forem inseridos no sistema. Desse modo, é possível monitorar para saber quais documentos entram, quais documentos saem, quais são excluídos, etc. Permite, assim, melhor controle e manejo dos arquivos armazenados.
Pesquisa avançada dos documentos
De nada adianta ter os documentos armazenados se é difícil encontrá-los em meio aos outros arquivos. Por isso, é muito importante que o GED ofereça uma pesquisa de documentos pelo seu conteúdo, além de criação de pesquisas com qualquer atributo.
Mobilidade total
Hoje em dia é preciso utilizar muito a tecnologia em movimento, principalmente fora da empresa. Um bom GED deve ser acessível em qualquer computador com acesso via internet, permitindo o acesso aos documentos dos projetos e da empresa.
Controle automático de versões
Para a gestão de arquivos, ter o maior controle possível é o ideal, principalmente em campos como a Engenharia, em que um único projeto pode sofrer muitas alterações. Por isso, busque um GED que garanta a última versão do documento.
Agora deu para perceber os riscos de um GED desatualizado e a importância de ter um produto mais avançado, não é? Uma boa escolha é o E-CLIC, software que possui todos esses elementos e muito mais. Quer saber mais? Entre em contato com a Profits Consulting e faça um orçamento!
