EDMS é a sigla para Engineering Document Management System, ou, em português, Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia. Possuir um controle da documentação é essencial para qualquer tipo de projeto de engenharia.
Esses projetos possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais que trabalham em ambientes de cooperação. Devido a essa demanda diferenciada, exigiu-se a criação do EDMS, que tem como objetivo a gestão de documentos técnicos da empresa durante todo o seu ciclo de vida.
Mas, afinal, o que é gestão de documentos
Gestão de documentos pode ser definida como uma criação de práticas e processos eletrônicos para arquivar de forma correta diferentes tipos de arquivos e informações empresariais, que são os documentos.
Para que essa organização seja feita com êxito, não basta apenas definir algumas gavetas e armários para armazenar papéis. É preciso contar com profissionais que entendam do assunto e pessoal treinado para que ela funcione de maneira correta.
Os procedimentos realizados para fazer o arquivamento irão considerar características específicas dos documentos. Além disso, levarão em conta as necessidades da empresa, o que os colaboradores mais acessam, localização de cada arquivo, etc.
No caso do EDMS, essa gestão deve ser enxergada de maneira muito mais profunda. Isso porque os Projetos de Engenharia têm documentos mais complexos, que envolvem desenhos, cálculos e informações que não podem ser perdidas. Isso porque qualquer um dos envolvidos precisa ter liberdade para consultar esses dados a qualquer momento.
Algumas características necessárias em um EDMS
- Controle de revisões e versões de documentos
- Utilização de modelos de documentos pré-definidos
- Controle de fluxos dos documentos
- Suporte a diversos tipos de documento
- Referências entre documentos
- Anexos e comentários
- Pesquisas com combinações de informações
- Histórico de ações realizadas no documento
- Geração de guias de remessas de documentos
- Controle de acesso baseado em perfil
- Acesso via WEB
Controle de revisões e versões de documentos
Objetivo: possibilitar o retorno a pontos anteriores, na busca de novas alternativas.
Devem ser considerados os seguintes aspectos:
- Publicar somente a versão mais recente do documento;
- Permitir que pessoas autorizadas possam acessar as versões anteriores para efetuar comparações;
- Possibilitar a criação automática de novas versões.
Utilização de modelos de documentos pré-definidos (Templates)
Objetivos:
- Agilizar a criação de novos documentos;
- Auxiliar a padronização da documentação;
- Reduzir as falhas de formatação dos documentos.
Controle de fluxos dos documentos
Objetivo: Permitir o acompanhamento da evolução dos documentos e o controle das atividades relacionadas a eles (incluindo responsáveis e prazos).
Suporte a diversos tipos de documento
Objetivo: Permitir o armazenamento de documentos como: planilhas, apresentações, cronogramas de projetos, entre outros, junto com demais documentos de projeto.
Referências entre documentos
Objetivo: Permitir que os documentos de engenharia estejam relacionados a outros tipos de documento que complementam a informação do mesmo.
Anexos e comentários
Objetivo: Permitir que os profissionais troquem informações entre si, armazenando anexos e comentários eletrônicos, evitando que as anotações se percam (exemplos: croquis, cópias de verificação…)
Pesquisas com combinações de informações
Objetivo: Aumentar a agilidade na busca de grupos de documentos através da combinação de informações como: disciplina, tipo do documento, status, revisão, entre outros.
Histórico de ações realizadas no documento
Objetivo: Registrar quem realizou e quando foram realizadas ações no documento como: elaboração, visualização, alteração, entre outros.
Geração de guias de remessas de documentos
Objetivo: Aumentar a agilidade e reduzir erros com o preenchimento automático dos formulários de saída de documentos (em projetos de engenharia é comum o uso de sistemas de protocolo, para registrar entrada e saída de documentos).
Controle de acesso baseado em perfil
Objetivo: Aumentar a segurança definindo as ações permitidas para cada grupo de usuários, como gerentes, engenheiros e projetistas.
Acesso via WEB
Objetivo: Possibilitar mobilidade aos usuários, permitindo o acesso aos documentos de qualquer computador com acesso à internet. Essa funcionalidade favorece a participação de profissionais geograficamente dispersos.
Um exemplo de software que pode ser utilizado como EDMS é o E-CLIC. O programa foi desenvolvido pela Profits Consulting, que é especializada em gestão documental, com o intuito de melhorar o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) das empresas. Se quer gerir melhor o seu negócio, entre em contato e faça um orçamento.
