Ao implantar uma nova ferramenta em uma empresa, os funcionários precisam de tempo para adaptação. O que é novo, às vezes pode assustar. Isso também está ligado à implantação de gerenciadores eletrônicos de arquivos. Essa instalação pode demandar paciência e prática. Por isso, a Profits Consulting apresenta neste artigo algumas formas de melhorar a gestão de documentos.
Confira 4 formas de melhorar a gestão de documentos na sua companhia
Aceitação pelo usuário
Quando se trata das formas de melhorar a gestão de documentos, a aceitação por parte dos usuários é primordial. Ao implantar um novo tipo de armazenamento de documentos em uma empresa, os colaboradores precisam estar a par de todas as mudanças que isso irá exigir. É necessário que eles entendam o porquê dessa mudança e os benefícios que ela traz. Para isso, há três pontos principais que devem ser trabalhados. Veja:
1- Treinamento
Se as funções do gerenciador eletrônico demandam capacitação específica, treinar os funcionários é um bom investimento. Pode ser algo mais simples, como um guia prático, ou algo mais duradouro. Quando existem muitas dúvidas e falta de conhecimento sobre a gestão, isso pode fazer com que os funcionários percam tempo.
2- Comunicação
Se você é gestor da empresa, não hesite em manter uma clara comunicação com os colaboradores. Explique por que vai haver a mudança, estabeleça prazos para adaptação ao gerenciador eletrônico e destaque o máximo que puder os benefícios dele.
3- Etapa de implantação
Se o projeto de gestão de documentos for grande, você pode facilitá-lo o dividindo em etapas. Faça alguns testes em apenas um determinado setor ou com um grupo pequeno de pessoas.
Deixe apenas alguns recursos do novo sistema disponíveis na etapa de implantação. Ou, ainda, vá implantando aos poucos, mantendo hábitos e ferramentas antigas ainda disponíveis. Isso permite que os usuários tenham tempo para se adaptar gradativamente.
Entenda os processos em desenvolvimento
Quando estamos envolvidos em um projeto, procuramos sempre atender as necessidades do cliente da melhor maneira. No que se refere a gestão eletrônica, constantemente estamos analisando sobre como as empresas usam e gerenciam seus documentos e como todos esses processos funcionam.
Algumas companhias ainda possuem dificuldade para lidar com essa gestão. Isso exige paciência para entender que os processos ainda estão sendo implantados, ou seja, estão em desenvolvimento.
Metadados
Recursos de metadados são importantíssimos entre as formas de melhorar a gestão de documentos. Isso porque os arquivos podem possuir qualquer tipo de dado e propriedade ligado a eles quando estão armazenados. Dessa forma, garantir que os documentos possuam os metadados corretos atribuídos a eles é essencial.
Isso permite que, além de achar os documentos com mais facilidade, o usuário identifique o que está buscando antes mesmo de abrir o arquivo. Essa funcionalidade torna tudo mais fácil.
Por possuir tantas utilidades, pode acontecer de o usuário querer atribuir mais do que o necessário aos metadados. Entretanto, é preciso manter um equilíbrio entre uma descrição mais aprofundada e os aspectos de usabilidade.
Categorização dos documentos
A partir do momento em que os documentos estão sendo gerenciados e utilizados da maneira correta, o melhor a fazer é categorizá-los. É importante ressaltar que um novo gerenciador eletrônico de documentos pode durar por vários anos. Por isso, antes de implantá-lo definitivamente, é fundamental saber como os arquivos serão organizados. Isso ajudará na migração do sistema atual para o que está sendo implantado.
“Como será melhor sua classificação? Será por projeto, data ou cliente? Quais funcionários poderão acessar determinado conteúdo? Algum documento faz referência a outro? ”. Todas essas são perguntas importantes no momento de categorizar os documentos.
Agora que você já conhece algumas formas de melhorar a gestão de documentos, que tal adquirir o serviço? Entre em contato com a Profits Consulting, empresa de soluções em tecnologia e gestão de documentos, e faça um orçamento.
