A importância do gerenciamento de documentos você já conhece e sabe o quanto ela significa positivamente para uma empresa. Isso se dá devido à grande quantidade de arquivos gerada diariamente por uma companhia. Esses arquivos, por sua vez, precisam ser organizados da melhor maneira possível. Sabendo disso, é fundamental conhecer também os erros na gestão de documentos que você não deve cometer para obter o sucesso nessa administração.
Veja 3 erros na gestão de documentos que você não deve cometer
Não categorizar arquivos
São dezenas os tipos de documentos que circulam por uma empresa todos os dias. Por causa de toda a agitação diária do trabalho, é comum que as pessoas acabem empilhando muitos papéis. Dessa forma, acaba não sendo feita a categorização adequada antes de enviá-los para o arquivo. Isso é um dos principais erros na gestão de documentos. Fazer isso causa um descontrole de informações da companhia, o que pode até mesmo trazer prejuízos financeiros para ela.
Não dispor de uma política sólida de gestão de documentos
Uma pesquisa divulgada pelo site Industry Analysts mostrou que 2% a 5% dos documentos das empresas são perdidos ou armazenados de maneira incorreta todo dia. A pesquisa também diz que aproximadamente 25 horas são perdidas para refazer arquivos que não foram encontrados. E as horas desperdiçadas para encontrá-los? Chegam, em média, até 400 por ano!
A partir desses dados, fica evidente que não adotar uma gestão de documentos eficaz é um grande equívoco para qualquer negócio. Vivemos em um mundo em que tudo funciona de maneira digital. Por isso, a insistência no papel só tem a trazer prejuízos.
Não garantir segurança na nuvem
O tempo gasto para arquivar documentos e depois procurar por eles é uma das grandes desvantagens de arquivos físicos e existem várias outras mais. Esses malefícios podem ser evitados quando se realiza o armazenamento na nuvem, o que garante muito mais segurança.
Além disso, utilizar recursos de cloud computing possibilita que a empresa se torne mais dinâmica. Isso porque, quando armazenados lá, os documentos podem ser encontrados de forma eletrônica e em poucos segundos, usando apenas mecanismos de pesquisa.
Uma outra vantagem da utilização da nuvem é a diminuição de deslocamentos de gestores e funcionários. Isso porque, se estiverem autorizados, poderão encontrar e enviar documentos através de qualquer dispositivo com internet.
Usando uma plataforma de assinatura eletrônica, os documentos poderão ser assinados de qualquer lugar. Assim, eleva-se a produtividade e o tempo com burocracias é diminuído. Por isso, não garantir segurança com a nuvem e otimizar processos é um dos grandes erros na gestão de documentos.
É preciso estar atento sobre os erros na gestão de documentos. Quando não existe atenção para evitá-los, eles podem atrapalhar toda a dinâmica do gerenciamento dos arquivos.
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